Σημείωση 1: Έχω επιλέξει να δίνω συστατικές επιστολές στους φοιτητές που έχω
συνεργαστεί είτε κατά τη διπλωματική/μεταπτυχιακή τους εργασία ως επιβλέπωντας, είτε σε κάποια
εθελοντική μου ομάδα, είτε σε κάποιο project μου,
γιατί αυτή η προσωπική επαφή με έχει βοηθήσει
να σχηματίσω μια πληρέστερη εικόνα για το συγκεκριμένο φοιτητή.
Είναι δύσκολο να μπορέσω να σχηματίσω μια πλήρη εικόνα για
τους φοιτητές που απλώς παρακολούθησαν κάποια μαθήματά μου, ή ήμουν
ένας εξεταστής σε κάποια δικιά τους εργασία
και για αυτό το λόγο δε θα είναι εύκολο να στηριχθεί μια
συστατική επιστολή. Προτείνω σε αυτούς τους φοιτητές,
να επιζητήσουν καλύτερα, μια συστατική επιστολή από τους καθηγητές τους
που είχαν συνεργαστεί, παρά από εμένα.
Εντούτοις, αν ένας φοιτητής, που η μόνη σχέση
που τον συνδέει μαζί μου είναι η παρακολούθηση κάποιων μαθημάτων
μου, ή μια απλή εξέταση της διπλωματικής του
επιμένει να πάρει συστατική επιστολή από εμένα, θα πρέπει να μου
αναφέρει το λόγο που θέλει κάτι τέτοιο και από ποιους άλλους καθηγητές
ζήτησε συστατική επιστολή και ποια ήταν η απάντησή τους. Σε αυτή
την περίπτωση επίσης,
η συστατική επιστολή δε θα μπορεί να στηρίξει πλήρως τα ισχυρά
χαρακτηριστικά του υποψηφίου και ίσως τον αδικήσει.
Σημείωση 2: Συμβουλεύω τους φοιτητές που αιτούνται συστατική
επιστολή, και η μόνη επαφή που είχαν μαζί μου ήταν σε κάποιο
μάθημα στο οποίο είτε είχαν χαμηλή βαθμολογία (κάτω από το 7.5),
είτε έδωσαν πολλές φορές για να το περάσουν, είτε ανέλαβαν ένα
project και το παράτησαν, είτε δεσμεύτηκαν να ολοκληρώσουν κάτι
σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και αμέλησαν την υπόσχεση ή
τιμωρήθηκαν από εμένα λόγω αντιγραφής, να μη ζητήσουν την επιστολή
από εμένα. Μια συστατική επιστολή πρέπει να αναγράφει όλα τα
γεγονότα με ειλικρίνεια, οπότε ενημερώνω τον κάθε ενδιαφερόμενο
ότι η συστατική επιστολή θα είναι ειλικρινής και θα παρουσιάζει
όλα τα γεγονότα που γνωρίζω για το συγκεκριμένο άτομο, είτε
είναι θετικά, είτε είναι αρνητικά. Αν ένας φοιτητής θέλει συστατική
επιστολή από εμένα και ανήκει σε μια από τις παραπάνω κατηγορίες, πρέπει να
το ξανασκεφτεί. Καλύτερα να ζητήσει συστατική επιστολή από
έναν άλλο καθηγητή, που στο μάθημά του είχε βαθμολογηθεί
με 10, παρά από εμένα.
- Για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, η συστατική επιστολή πρέπει να είναι στοχευμένη. Αυτό σημαίνει ότι ο φοιτητής, θα πρέπει να αναφέρει σαφώς που θέλει να τη χρησιμοποιήσει με όσο το δυνατόν περισσότερο ακρίβεια (π.χ. στο μεταπτυχιακό Χ? του Πανεπιστημίου Υ? το οποίο έχει την ιστοσελίδα Ζ?). Συστατικές επιστολές γενικού τύπου (π.χ. "to whom it may concern") πρέπει να αποφεύγονται, για αυτό το λόγο μόνο σε ειδικές δικαιολογημένες περιπτώσεις δίνονται από μένα. O φοιτητής θα πρέπει να στείλει ένα απλό email κειμένου (όχι HTML) με όλες τις ζητούμενες πληροφορίες.
- O φοιτητής θα πρέπει να αναφέρει τον αριθμό μητρώου του και το πλήρες ονοματεπώνυμο του με ελληνικούς χαρακτήρες (όχι με κεφαλαία γράμματα και όχι με greeklish, π.χ. Giorgio Papachilas) για να το τοποθετήσω σωστά στην συστατική επιστολή και για να μπορέσω εύκολα να βρω το φάκελό του.
- Για κάθε συστατική επιστολή, ο φοιτητής πρέπει να αναφέρει αν υπάρχει κάποιο συγκεκριμένο πρότυπο, και αν ναι θα πρέπει να το στείλει με e-mail ή να στείλει το ακριβές URL που οδηγεί σε αυτό (όχι γενικό URL, που έχει το πρότυπο σε κάποιο υπομενού). Το πρότυπο θα πρέπει να είναι σε μορφή που μπορεί να επεξεργαστεί ηλεκτρονικά με πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου (π.χ. odt, doc, txt) και όχι PDF ή JPG.
- Ο φοιτητής θα πρέπει στο e-mail να αναφέρει ποιο έτος και με τι ιδιότητα είχε σχέση μαζί μου, όπως επίσης αν είχε παρακολουθήσει κάποιο μάθημα μαζί μου, ποιο εξάμηνο, ποια ακαδημαϊκή χρονιά, τη βαθμολογία εργαστηρίου και θεωρίας και την τελική βαθμολογία. (π.χ. Αρχιτεκτονική Υπολογιστών, εαρινό 2010, 4 εργαστήριο, 4.5 θεωρία, 8.5 τελική )
- Ο φοιτητής θα πρέπει να προσδιορίσει τη γλώσσα (ελληνική ή αγγλική) που θα γραφούν οι συστατικές επιστολές. Σε περίπτωση που απαιτείται συστατική επιστολή στα αγγλικά, ο φοιτητής πρέπει να αναφέρει την ακριβή ορθογραφία του ονόματος του με λατινικούς χαρακτήρες, όπως αναγράφεται π.χ. στο διαβατήριο ή στην ταυτότητα. Η αναγραφή γίνεται με το πρώτο γράμμα κεφαλαίο και τα υπόλοιπα μικρά λατινικά κάθε λέξης. Επίσης, σε περίπτωση που απαιτείται η χρήση της Αγγλικής, τότε θα πρέπει να μου πει και το όνομα των εργασιών που έχει αναλάβει στα αγγλικά (όπως και της διπλωματικής εργασίας--αν έχει αναλάβει υπό την επίβλεψή μου)
- Ο φοιτητής θα πρέπει να μου υπενθυμίσει (αν υπάρχουν), άλλα στοιχεία που μπορώ να αναφέρω στη συστατική επιστολή, για να στηριχθεί καλύτερα η επιστολή. Τα στοιχεία αυτά να είναι πραγματικά και όχι υποθετικά. Π.χ. Να αναφερθεί αν έχει συμμετάσχει σε κάποια εθελοντική ομάδα που είχα δημιουργήσει, αλλά να μην αναφέρει την άποψη που έχει για τον ευατό του (να αποφευχθούν δηλώσεις της μορφής: "πιστεύω ότι είμαι αρκετά ικανός και έμπειρος....")
- Για κάθε μια συστατική επιστολή, ο φοιτητής θα πρέπει να αναφέρει την καταληκτική ημερομηνία (hard deadline), όπως και την επιθυμητή ημερομηνία (soft deadline) που θα ήθελε την κάθε επιστολή. H επιθυμητή ημερομηνία θα πρέπει να απέχει τουλάχιστον 1 μήνα από την ημερομηνία της αίτησης του φοιτητή για τη συστατική επιστολή. Επίσης, η καταληκτική ημερομηνία θα πρέπει να είναι μεγαλύτερη από την επιθυμητή ημερομηνία. Σε κάθε περίπτωση, θα προσπαθήσω να ολοκληρώσω τις συστατικές επιστολές εντός του χρονικού διαστήματος, κάτι που δεν είναι εφικτό κάθε φορά.
- Σε περίπτωση που πλησιάσει η καταληκτική ημερομηνία (π.χ. 2-3 ημέρες) και δεν έχω επικοινωνήσει μαζί του, θα πρέπει να μου στείλει ένα e-mail διερεύνησης/υπενθύμισης της συστατικής.
- Ο φοιτητής θα πρέπει να αναφέρει επίσης, πως θα παραλάβει τις συστατικές επιστολές. Σε περίπτωση που δεν είναι στην ίδια πόλη, η διαδικασία είναι η εξής: Αφήνω τις συστατικές επιστολές στη γραμματεία, η κάθε μια μέσα σε σφραγισμένο φάκελο, με αναγραφή του ονόματος του φοιτητή και του παραλήπτη, και ενημερώνω το φοιτητή να έρθει σε επικοινωνία με τη γραμματεία για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Οι συστατικές επιστολές πρέπει να παραδοθούν σφραγγισμένες στο φοιτητή ή να σταλλούν άμεσα από εμένα μέσω email στην εταιρία ή στο Ίδρυμα που τις έχει ζητήσει. Δε στέλνονται οι συστατικές επιστολές από μένα σε ηλεκτρονική μορφή στον υποψήφιο, γιατί δεν είναι σωστό να έρθει σε γνώση του περιεχομένου της συτατικής επιστολής.
